Міністерство освіти і науки України
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
на тему:
Воронова Олена
Перевірила
Девяткова В.М.
2002
Виділення об'єктів. Робота з об'єктами. Автоматизація введення даних. Форматування даних. Адресація осередків. Присвоєння імен осередкам.
Осередок, блок комірок, рядок, діапазон рядків, стовпець, діапазон стовпців, лист, книга - це основні об'єкти, з якими працює користувач Excel. Принцип роботи з об'єктами однаковий для всіх додатків Windows: необхідно виділити об'єкт, а потім виконати необхідну дію, користуючись командами віконного або контекстного меню або методом Drag and Drop.
Блок виділяється як група об'єктів або фрагмент тексту у редакторі: необхідно "про тягти" по ньому миша. Можна виділити одну з кутових комірок блоку, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами управління курсором для протягування виділення.
Ще один спосіб виділення блока - клацнути на одній з кутових клітинок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift. Це зручний спосіб для розширення виділення: якщо певний блок наприклад, А2: В4, вже виділено, а потрібно виділити більш широкий, наприклад А2: Е5, клацніть на новій кутовий осередку Е5 з натиснутою клавішею Shift.
Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Потрібно виділити один з них, а при виділенні кожного наступного утримуйте клавішу Ctrl.
Для виділення цілого стовпця або рядка потрібно натиснути на його (її) імені. Для виділення діапазону або групи діапазонів стовпців або рядків використовуються ті ж способи, що і для виділення блоку: протягування миші по діапазону; клацання на жодному з кордонів діапазону, а потім на другий, натиснувши клавішу Shift; утримування клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.
Для виділення всіх комірок аркуша можна клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому кутку.
Робота з об'єктами. Форматування даних.
З обраним діапазоном у програмі Excel можна працювати так само, як з обраним фрагментом тексту в програмі Word. Осередки можна видаляти, копіювати або переміщати. Однак твердість табличної структури вносить свої обмеження і додаткові особливості.
Натискання клавіші Delete призводить не до видалення діапазону комірок, а до його очищення, тобто до видалення вмісту обраних осередків. Для того щоб реально видалити клітинки обраного діапазону (що супроводжується зміною структури таблиці), треба вибрати діапазон і дати команду Правка Видалити. При цьому відкривається діалогове вікно Видалення клітинок, в якому можна вибрати напрямок зсуву комірок, що займають місце, що звільняється. Створити в таблиці "дірку", в яку неможливе введення даних, не можна.
За командою Правка Копіювати або Правка Вирізати осередку обраного діапазону обводяться пунктирною рамкою. Навіть під час вирізання осередків їх вміст продовжує тимчасово зберігати в таблиці.
Копіювання і переміщення комірок можна здійснювати через буфер обміну, але використання буфера обміну в програмі Excel відрізняється від інших програм Windows тим, що операцію вставки можна зробити тільки відразу ж після операції копіювання або вирізання.
Для вставки осередків, що копіюються з буфера обміну, треба зробити поточної клітинку у верхньому лівому куті області вставки і дати команду Правка Вставити. Осередки з буфера обміну вставляються у вказане місце. Якщо виконується операція переміщення, то після вставки осередки, з яких переміщуються дані, очищаються.
Найшвидший спосіб копіювання або переміщення виділеного блоку - за допомогою миші. При цьому можна захопити блок за рамку виділення (курсор миші при цьому прийме вид стрілки) і перетягнути на нове місце. Щоб скопіювати (а не перемістити) блок, слід при пересуванні утримувати клавішу Ctrl. При перетягуванні з'являється сіра рамка, яка дозволяє правильно розмістити блок.
Надійніше перетягувати виділений блок правою кнопкою миші. При відпусканні кнопки буде виведено меню пропонованих команд. З їх допомогою можна також перемістити або скопіювати блок зі зрушенням інших осередків в потрібну сторону, так, щоб звільнилося місце для перетягуваного блоку.
Якщо потрібно вставити виділений блок, слід перетягувати його, утримуючи клавішу Shift. При попаданні на вертикальну або горизонтальну лінію сітки курсор миші приймає форму великої літери I, так що легко можна вказати місце вставки.
Натиснення Ctrl - Shift під час перетягування призведе до копіювання, а не переміщення блоку.
Автоматизація введення даних
Багато таблиці можуть містити в осередках одні й ті ж дані. При заповненні таких таблиць Excel проявляє високу дружність. Вже по першій букві програма "здогадується", що хоче ввести користувач і пропонує раніше введене значення.
Інтелектуальні здібності програми неважко розвинути й автоматизувати ввід не тільки повторюваних даних, але й даних, підпорядкованих нескладному законом зміни. Спочатку треба зробити поточної першу клітинку обраного діапазону і заповнити її після цього слід встановити покажчик миші на правий нижній кут рамки поточної комірки. Це маркер заповнення Покажчик миші прийме форму хрестика. Назва "маркер заповнення" - не випадкове: він дозволяє заповнити клітинки значеннями простим перетягуванням миші.
Перетягування маркера заповнення дозволяє "розмножити" вміст поточної комірки на кілька осередків в стовпці або рядку. Якщо вміст комірки являє собою число, воно буде автоматично збільшено на одиницю. По ходу перетягування вміст останньої клітинки відображається в невеликому спливаючому вікні.
Програма Excel здатна автоматично продовжувати послідовності днів тижня, назві місяців, повних дат і довільних чисел. Якщо потрібно заповнити діапазон комірок потрібно вказати першу клітинку заповнюваного діапазону і ввести початкове значення. Щоб задати прирощення, відмінне від одиниці, потрібно вказати другий осередок ряду і ввести відповідне їй значення. Величина приросту буде задана різницею значень, що знаходяться в цих значеннях. Можна поступити наступним чином: виділити клітинку або клітинки, що містять початкові значення і перетягнути маркер заповнення через заповнюються комірки. Для заповнення в порядку зростання перетягнути маркер вниз або вправо. Для заповнення в порядку спадання перетягніть маркер вгору або вліво.
Якщо потрібна більш складний закон зміни послідовності значень, процедура дещо ускладнюється. Вибравши першу клітинку та ввівши в неї потрібне значення, слід дати команду Правка Заповнити Прогресія. Відкриється, діалогове вікно Прогресія, що дозволяє вказати як напрям заповнення, так і параметри прогресії. Перемикачі у групі Розташування визначають напрямок заповнення, а на панелі Тип вибирають тип значень. Панель Одиниці дозволяє задати додаткові умови, якщо клітинка містить дати. У нижній частині діалогового вікна задають крок прогресії і значення, після досягнення якого заповнення припиняється. Після клацання на кнопці ОК дані заносяться в таблицю у відповідності з заданими параметрами.
Всі дії з виділеними об'єктами можна виконувати і за допомогою команд Вирізати, Копіювати, Вставити, Видалити меню Правка, гарячих клавіш, контекстного меню або відповідних кнопок на стандартній панелі інструментів.
Помилково виконану дію можна відмінити, а потім повторити знову, користуючись кнопками Q і P на панелі інструментів чи відповідними командами меню Правка.
Серед команд меню Правка і контекстного меню комірки є команда Спеціальна вставка. Вона призначена для вставки з буфера обміну можливо не всієї, а тільки певної інформації, наприклад, тільки значень без формул, за якими вони отримані, або тільки форматів, або тільки приміток. При цьому можна задати арифметичну операцію, яку слід виконати над вмістом копируемого блоку і вмістом блоку, на місце якого відбувається вставка. Це зручно, коли, наприклад, кожну клітинку блоку потрібно помножити на деяке число. Для цього можна скопіювати це число в буфер обміну, а потім виділити блок і виконати спеціальну вставку, задавши oпe-рацію "помножити" (або іншу необхідну). Якщо ж до кожному осередку блоку потрібно додати своє число, створіть блок додаємо чисел, скопіюйте його в буфер обміну, а потім вставте спеціальною вставкою на місце вихідного блоку, задавши операцію додавання. Допоміжний блок додаємо чисел можна згодом видалити.
Для вставки порожніх клітинок, рядків і стовпців можна використовувати команди меню Вставка. При вставці рядки слід виділити рядок або будь-яку клітинку в ній і вибрати команду меню Вставка Рядок. Порожній рядок з'явиться перед зазначеною. Аналогічно вставляється порожній стовпець. При вставці осередки поруч з виділеною слід вибрати команду Вставка Осередки і в діалоговому вікні вказати напрямок зсуву виділеної комірки при вставці.
Якщо вставка порожніх рядків і стовпців виконується часто, то зручно мати кнопки для виконання цих дій на панелі інструментів. Ці кнопки мають вигляд вставити клітинку, вставити рядок, вставити стовпець.
Щоб помістити всі або деякі з цих кнопок на панель інструментів, слід вибрати команду Настройка контекстного меню панелі задач або команду меню Вид Панелі інструментів Настройка. У діалоговому вікні виберіть вкладку Команди, у списку праворуч - категорію Вставка і перетягніть потрібні кнопки з лівої частини вікна на панель інструментів. Перегляньте інші категорії та відповідні їм команди. Для найбільш часто виконуваних дій зручно мати кнопки "під рукою". Не слід сильно захаращувати стандартну панель. Щоб видалити непотрібну кнопку з панелі інструментів, перетягніть її за межі панелі.
Користуючись налаштуванням панелі інструментів, можна створити свою панель, дати їй ім'я і перетягнути на неї необхідні кнопки.
Excel, як і більшість додатків Windows, підтримує OLE технологію - механізм скріплення і впровадження об'єктів інших додатків. Ви можете збагатити зовнішній вигляд і зміст листа, помістивши на нього відповідний малюнок, музичний супровід або відеокліп. Для цього можна скористатися командами меню Вставка Малюнок або Вставка Об'єкт і підібрати собі те, що потрібно. Прості малюнки можна спробувати намалювати самостійно прямо на робочому аркуші, користуючись вбудованими в Excel інструментами малювання. Вони знаходяться на панелі малювання. Відкрити її можна користуючись командою Вид Панелі інструментів або контекстним меню стандартної панелі, клацнувши на пункті Малювання. Панель малювання з'явиться на екрані. Уважно вивчивши призначення кожної кнопки за допомогою спливаючих підказок і довідкової інформації по цій темі приступають до малювання.
Форматування комірок
Для форматування виділеної клітинки або блоку слід скористатися командою меню Формат Осередки або пунктом його контекстного меню Формат клітинок.
Відповідне діалогове вікно має 6 вкладок. Вкладка Число дозволяє вибрати формат подання числа і задати різні параметри, що залежать від обраного формату (наприклад, кількість десяткових знаків, наявність і вид роздільника груп цифр і т. д.). Параметри формату легко підібрати, тому що кожне внесене зміна відображається на зразку.
Вкладка Вирівнювання дозволяє задати спосіб вертикального і горизонтального вирівнювання даних в осередках.
Вкладка Шрифт надає стандартне вікно для вибору шрифту і його параметрів.
Вкладка Рамка дозволяє обрамити блок з деяких або з усіх сторін лінією відповідного типу, товщини і кольору.
Вкладка Вид дозволяє вибрати колір фону (заливку) осередки і візерунок заповнення.
Вкладка Захист призначена для захисту осередків від запису. Цей захист вступить в силу тільки після захисту листа, яку можна встановити, скориставшись командою меню Сервіс Захист Захистити аркуш. У діалоговому вікні слід задати пароль для отримання прав на запис і вказати елементи аркуша, які потрібно захистити. Всі установки застосовуються лише до активного листа. Можна захистити від змін всю книгу, скориставшись командою Сервіс Захист Захистити книгу.
Багато параметри форматування зручніше задавати за допомогою панелі форматування, що за умовчанням знаходиться на екрані. Якщо її немає, виконайте команду меню Вид Панелі інструментів або відкрийте контекстне меню стандартної панелі і клацніть на пункті Оформлення у списку панелей. Якщо якихось кнопок бракує, перетягніть їх з вікна налаштування панелі інструментів, вибравши категорію форматування осередків.
Щоб заощадити час, можна скопіювати формат з вже відформатованої осередки. Для цього виділіть клітинку, формат якої потрібно скопіювати. Натисніть кнопку (копіювати формат) на стандартній панелі інструментів і проведіть з'явилася пензлем по осередках, в які копіюється формат. Ще більше часу можна заощадити, якщо скористатися командою Формат Автоформат і вибрати із запропонованого списку підходящий вид таблиці.
Налаштування розмірів осередку зручно виконувати за допомогою миші, перетягуючи кордон між іменами сусідніх стовпців або рядків. Подвійний клацання на цьому кордоні автоматично підлаштувати розміри осередки під розміри даних. Можна також користуватися командами меню Формат Стовпець і Формат Рядок.
Excel має набір певних стилів, що містять різні елементи форматування. Можна змінити існуючий або створити свій стиль форматування, користуючись командою Формат Стиль. У вікні, слід задати ім'я нового стилю і значення параметрів. Створений стиль буде мати рівні права з вже наявними в Excel.
Абсолютні і відносні адреси.
У формулах, які містять посилання (адреси клітинок), використовуються два види адрес: відносні і абсолютні.
Пояснимо різницю між ними на прикладах. . Нехай в комірці B 2 міститься формула = АЗ +1. Вставимо перед другим рядком порожню. Формула переміститься в клітинку ВЗ, т. е. адресу комірки, що містить формулу, змінився: номер рядка збільшився на одиницю. При цьому формула автоматично зміниться на = A 4 +1, тобто посилання у формулі зміниться по тому ж самому правилом: номер рядка збільшиться на одиницю.
Точно так само, якщо перед другим стовпцем вставити порожній, то формула переміститься в клітинку С2 і автоматично прийме вигляд = B З +1. Адреса клітинки, яка містить формулу, і посилання у формулі змінилися за одним і тим же правилом: адреса стовпця збільшився на одиницю .
Посилання A3 у формулі АЗ +1 є відносною: це адреса щодо місця розташування клітинки з формулою. При зміні за певними правилами адреси осередку, що містить формулу, за цими ж правилами змінюються відносні адреси комірок, що містяться у формулі.
Цим властивістю зручно користуватися при копіюванні формули з однієї комірки в цілий блок комірок. Відносні посилання у формулах будуть автоматично змінені.
Адреса комірки називається відносним, якщо при зміні місця розташування осередку, що містить цю адресу, він змінюється за тими ж правилами.
Для того, щоб при зміні адреси осередку, яка містить посилання, сама посилання не змінювалася, слід використовувати абсолютні адреси. Абсолютний адресу утворюється з відносного за допомогою знака $. Символ, перед яким ставиться знак $, залишається незмінним.
Наприклад, абсолютний адресу комірки A3 має вигляд $ А $ 3. Адреса А $ 3 означає, що абсолютним є тільки адреса рядка, тобто при зміні адреси осередку, що містить це посилання, змінюватися буде тільки адреса стовпця. Адреса $ АЗ означає, що абсолютним є тільки адреса стовпця, тобто змінюватися буде тільки номер рядка.
Для переходу від відносного адреси до абсолютного слід натиснути клавішу F 4. Наприклад, якщо при введенні формули ви клацніть на комірці A3, її відносний адресу з'явиться в рядку формул. Після натиснення F4 адресу буде перетворений в абсолютний: $ А $ 3. Наступне натискання F4 перетворює його на адресу А $ 3, наступне - на адресу $ АЗ, а наступне - знову у вихідний адресу A3.
Діапазон А1: F1 доведеться вводити чотири рази. Якщо ж присвоїти цьому діапазону ім'я, наприклад, ДАНІ, то при введенні формул достатньо буде в кожну вставити це ім'я. Якщо ж у процесі роботи буде потрібно обчислити вказані значення для більш широкого або взагалі іншого діапазону, досить буде поміняти діапазон, що відповідає імені ДАНІ, залишивши формули без змін.
Імена, визначені в поточному аркуші, можуть використовуватися в будь-яких інших листах книги (але не в іншій книзі).
Простіше за все дати ім'я блоку комірок, використовуючи поле імені в рядку формул. Для цього потрібно виділити необхідну комірку або блок і клацнути на полі імені. У ньому з'явиться курсор,. Після цього потрібно ввести ім'я і натиснути Enter.
Поле імені зручно використовувати для переходу до одного з іменованих блоків. Для цього слід просто вибрати відповідне ім'я у списку. Інший спосіб привласнити ім'я блоку осередків за допомогою команди меню Вставка Ім'я Присвоїти. За цією командою на екран буде виведено вікно Присвоїти ім'я для введення імені виділеного блоку. Якщо поруч зліва або вище виділеного блоку є осередок з текстом. Excel "запропонує" його в якості імені. Зверніть увагу на те, як Excel запам'ятовує виділений блок: використовуючи ім'я листа і абсолютні адреси. Якщо блок заздалегідь не був виділений, його можна ввести в полі Формула; потім слід задати його ім'я в полі Ім'я і натиснути кнопку Додати. Будь-яке з імен в списку можна видалити, виділивши його і натиснувши кнопку Видалити.
Щоб вставити ім'я у формулу, натисніть клавішу F 3 або виконайте команду Вставка Ім'я Вставити. У діалоговому вікні Вставка імені виберіть потрібне ім'я та натисніть кнопку ОК (або клавішу Enter). Ім'я з'явиться в точці вставки (тобто там, де знаходився курсор).
Робота з книгами
Робота з файлами однотипна для всіх додатків Windows Як і в інших додатках, в Excel основні дії з файлами виконуються за допомогою команд меню Файл або відповідних кнопок на стандартній панелі інструментів.
Якщо при створенні нової книги використовується команда меню, а не кнопка на панелі, то Excel пропонує вибрати шаблон - уже готову книгу, як основу для створення нової. Зразки пропонованих шаблонів можна побачити в області перегляду вікна Створення доку-мента. Якщо який-небудь шаблон підходить для вирішення завдання, виділіть його і натисніть кнопку ОК. Копія обраної книги буде відкрита у вікні Excel. Після створення книги, її слід зберегти на диску командою Зберегти як при першому збереженні (або для зміни старого способу збереження) і командою Зберегти для збереження змін, внесених у вже існуючий документ.
Команда Зберегти робочу область використовується для збереження поточного стану Excel: усіх встановлених параметрів і розташування відкритих книг. Завдяки цьому, завжди можна відновити робочу область у тому вигляді, в якому вона була на момент збереження.
Команда Зберегти в форматі HTML запустить майстра Web-сторінок для перетворення даних і діаграм книги у формат HTML. У такому форматі ваша книга може бути поміщена на Web-сторінку.
"Звичайна" книга Excel за замовчуванням має розширення. Xls Робоча область запам'ятовується у файлі з розширенням. Xlw Якщо ви створили книгу, яку в подальшому хочете використовувати в якості шаблону, збережіть її як шаблон з розширенням. Xlt. Кнопка Параметри у вікні збереження файлу дозволяє задати додаткові умови збереження: встановити режим створення резервної копії ( копії файлу, що зберігається, але з розширенням. xlk) і задати паролі для захисту файлу на різних рівнях.
Вікно відкриття файлу також стандартне для Windows. Крім того. Excel "пам'ятає" останні чотири файли, з якими ви працювали, і виводить їх у нижній частині меню Файл, так що можна швидко відкрити будь-який з них.
У вікні Excel можна відкрити стільки книг, скільки потрібно. Кожна наступна книга виводиться поверх останнього активного вікна і стає поточною. Для роботи з відкритими вікнами і швидкого переходу з одного в інше зручно користуватися командами меню Окно. Нижня його частина містить список відкритих книг. Для переходу до потрібної, клацніть на її імені в списку. Команда Вікно Розташувати дозволяє вибрати спосіб розміщення відкритих вікон на екрані, так, щоб було зручно обмінюватися інформацією між книгами.
Іноді буває зручно мати на екрані кілька вікон для однієї і тієї ж книги, щоб одночасно працювати з декількома її частинами, розташованими далеко один від одного. Скористайтеся командою Вікно Нове, щоб створити додаткове вікно для поточної книги, а потім командою Вікно Розташувати, щоб розмістити вікна у зручному порядку.
З листами поточної книги можна працювати як і з іншими об'єктами Excel, перетягуючи їх мишею або користуючись командами меню Правка, Вставка, Формат або контекстним меню їх ярличків.
Поточну книгу можна роздрукувати, настроївши, якщо потрібно, параметри сторінки, або навіть відправити електронною поштою.
Команда Файл Надіслати запускає програму електронної пошти і вкладає в повідомлення поточну книгу. Команда Файл Додати маршрут використовується для розсилки книги групі людей, з якими ви, можливо, працюєте над одним проектом.
Миколаївська загальноосвітня школа № 3
Реферат
з інформатикина тему:
Виділення об'єктів. Робота з об'єктами. Автоматизація введення даних. Форматування даних. Адресація осередків. Присвоєння імен осередкам.
Підготувала
учениця 11-А класуВоронова Олена
Перевірила
Девяткова В.М.
2002
Виділення об'єктів. Робота з об'єктами. Автоматизація введення даних. Форматування даних. Адресація осередків. Присвоєння імен осередкам.
Осередок, блок комірок, рядок, діапазон рядків, стовпець, діапазон стовпців, лист, книга - це основні об'єкти, з якими працює користувач Excel. Принцип роботи з об'єктами однаковий для всіх додатків Windows: необхідно виділити об'єкт, а потім виконати необхідну дію, користуючись командами віконного або контекстного меню або методом Drag and Drop.
Блок виділяється як група об'єктів або фрагмент тексту у редакторі: необхідно "про тягти" по ньому миша. Можна виділити одну з кутових комірок блоку, а потім скористатися комбінаціями клавіші Shift із клавішами управління курсором для протягування виділення.
Ще один спосіб виділення блока - клацнути на одній з кутових клітинок, а потім на протилежній по діагоналі, утримуючи при другому клацанні натиснутою клавішу Shift. Це зручний спосіб для розширення виділення: якщо певний блок наприклад, А2: В4, вже виділено, а потрібно виділити більш широкий, наприклад А2: Е5, клацніть на новій кутовий осередку Е5 з натиснутою клавішею Shift.
Часто потрібно виконати дію не з одним, а з кількома блоками. Потрібно виділити один з них, а при виділенні кожного наступного утримуйте клавішу Ctrl.
Для виділення цілого стовпця або рядка потрібно натиснути на його (її) імені. Для виділення діапазону або групи діапазонів стовпців або рядків використовуються ті ж способи, що і для виділення блоку: протягування миші по діапазону; клацання на жодному з кордонів діапазону, а потім на другий, натиснувши клавішу Shift; утримування клавіші Ctrl при виділенні кожного наступного діапазону.
Для виділення всіх комірок аркуша можна клацнути на кнопці, розташованій в його лівому верхньому кутку.
Робота з об'єктами. Форматування даних.
З обраним діапазоном у програмі Excel можна працювати так само, як з обраним фрагментом тексту в програмі Word. Осередки можна видаляти, копіювати або переміщати. Однак твердість табличної структури вносить свої обмеження і додаткові особливості.
Натискання клавіші Delete призводить не до видалення діапазону комірок, а до його очищення, тобто до видалення вмісту обраних осередків. Для того щоб реально видалити клітинки обраного діапазону (що супроводжується зміною структури таблиці), треба вибрати діапазон і дати команду Правка Видалити. При цьому відкривається діалогове вікно Видалення клітинок, в якому можна вибрати напрямок зсуву комірок, що займають місце, що звільняється. Створити в таблиці "дірку", в яку неможливе введення даних, не можна.
За командою Правка Копіювати або Правка Вирізати осередку обраного діапазону обводяться пунктирною рамкою. Навіть під час вирізання осередків їх вміст продовжує тимчасово зберігати в таблиці.
Копіювання і переміщення комірок можна здійснювати через буфер обміну, але використання буфера обміну в програмі Excel відрізняється від інших програм Windows тим, що операцію вставки можна зробити тільки відразу ж після операції копіювання або вирізання.
Для вставки осередків, що копіюються з буфера обміну, треба зробити поточної клітинку у верхньому лівому куті області вставки і дати команду Правка Вставити. Осередки з буфера обміну вставляються у вказане місце. Якщо виконується операція переміщення, то після вставки осередки, з яких переміщуються дані, очищаються.
Найшвидший спосіб копіювання або переміщення виділеного блоку - за допомогою миші. При цьому можна захопити блок за рамку виділення (курсор миші при цьому прийме вид стрілки) і перетягнути на нове місце. Щоб скопіювати (а не перемістити) блок, слід при пересуванні утримувати клавішу Ctrl. При перетягуванні з'являється сіра рамка, яка дозволяє правильно розмістити блок.
Надійніше перетягувати виділений блок правою кнопкою миші. При відпусканні кнопки буде виведено меню пропонованих команд. З їх допомогою можна також перемістити або скопіювати блок зі зрушенням інших осередків в потрібну сторону, так, щоб звільнилося місце для перетягуваного блоку.
Якщо потрібно вставити виділений блок, слід перетягувати його, утримуючи клавішу Shift. При попаданні на вертикальну або горизонтальну лінію сітки курсор миші приймає форму великої літери I, так що легко можна вказати місце вставки.
Натиснення Ctrl - Shift під час перетягування призведе до копіювання, а не переміщення блоку.
Автоматизація введення даних
Багато таблиці можуть містити в осередках одні й ті ж дані. При заповненні таких таблиць Excel проявляє високу дружність. Вже по першій букві програма "здогадується", що хоче ввести користувач і пропонує раніше введене значення.
Інтелектуальні здібності програми неважко розвинути й автоматизувати ввід не тільки повторюваних даних, але й даних, підпорядкованих нескладному законом зміни. Спочатку треба зробити поточної першу клітинку обраного діапазону і заповнити її після цього слід встановити покажчик миші на правий нижній кут рамки поточної комірки. Це маркер заповнення Покажчик миші прийме форму хрестика. Назва "маркер заповнення" - не випадкове: він дозволяє заповнити клітинки значеннями простим перетягуванням миші.
Перетягування маркера заповнення дозволяє "розмножити" вміст поточної комірки на кілька осередків в стовпці або рядку. Якщо вміст комірки являє собою число, воно буде автоматично збільшено на одиницю. По ходу перетягування вміст останньої клітинки відображається в невеликому спливаючому вікні.
Програма Excel здатна автоматично продовжувати послідовності днів тижня, назві місяців, повних дат і довільних чисел. Якщо потрібно заповнити діапазон комірок потрібно вказати першу клітинку заповнюваного діапазону і ввести початкове значення. Щоб задати прирощення, відмінне від одиниці, потрібно вказати другий осередок ряду і ввести відповідне їй значення. Величина приросту буде задана різницею значень, що знаходяться в цих значеннях. Можна поступити наступним чином: виділити клітинку або клітинки, що містять початкові значення і перетягнути маркер заповнення через заповнюються комірки. Для заповнення в порядку зростання перетягнути маркер вниз або вправо. Для заповнення в порядку спадання перетягніть маркер вгору або вліво.
Якщо потрібна більш складний закон зміни послідовності значень, процедура дещо ускладнюється. Вибравши першу клітинку та ввівши в неї потрібне значення, слід дати команду Правка Заповнити Прогресія. Відкриється, діалогове вікно Прогресія, що дозволяє вказати як напрям заповнення, так і параметри прогресії. Перемикачі у групі Розташування визначають напрямок заповнення, а на панелі Тип вибирають тип значень. Панель Одиниці дозволяє задати додаткові умови, якщо клітинка містить дати. У нижній частині діалогового вікна задають крок прогресії і значення, після досягнення якого заповнення припиняється. Після клацання на кнопці ОК дані заносяться в таблицю у відповідності з заданими параметрами.
Всі дії з виділеними об'єктами можна виконувати і за допомогою команд Вирізати, Копіювати, Вставити, Видалити меню Правка, гарячих клавіш, контекстного меню або відповідних кнопок на стандартній панелі інструментів.
Помилково виконану дію можна відмінити, а потім повторити знову, користуючись кнопками Q і P на панелі інструментів чи відповідними командами меню Правка.
Серед команд меню Правка і контекстного меню комірки є команда Спеціальна вставка. Вона призначена для вставки з буфера обміну можливо не всієї, а тільки певної інформації, наприклад, тільки значень без формул, за якими вони отримані, або тільки форматів, або тільки приміток. При цьому можна задати арифметичну операцію, яку слід виконати над вмістом копируемого блоку і вмістом блоку, на місце якого відбувається вставка. Це зручно, коли, наприклад, кожну клітинку блоку потрібно помножити на деяке число. Для цього можна скопіювати це число в буфер обміну, а потім виділити блок і виконати спеціальну вставку, задавши oпe-рацію "помножити" (або іншу необхідну). Якщо ж до кожному осередку блоку потрібно додати своє число, створіть блок додаємо чисел, скопіюйте його в буфер обміну, а потім вставте спеціальною вставкою на місце вихідного блоку, задавши операцію додавання. Допоміжний блок додаємо чисел можна згодом видалити.
Для вставки порожніх клітинок, рядків і стовпців можна використовувати команди меню Вставка. При вставці рядки слід виділити рядок або будь-яку клітинку в ній і вибрати команду меню Вставка Рядок. Порожній рядок з'явиться перед зазначеною. Аналогічно вставляється порожній стовпець. При вставці осередки поруч з виділеною слід вибрати команду Вставка Осередки і в діалоговому вікні вказати напрямок зсуву виділеної комірки при вставці.
Якщо вставка порожніх рядків і стовпців виконується часто, то зручно мати кнопки для виконання цих дій на панелі інструментів. Ці кнопки мають вигляд вставити клітинку, вставити рядок, вставити стовпець.
Щоб помістити всі або деякі з цих кнопок на панель інструментів, слід вибрати команду Настройка контекстного меню панелі задач або команду меню Вид Панелі інструментів Настройка. У діалоговому вікні виберіть вкладку Команди, у списку праворуч - категорію Вставка і перетягніть потрібні кнопки з лівої частини вікна на панель інструментів. Перегляньте інші категорії та відповідні їм команди. Для найбільш часто виконуваних дій зручно мати кнопки "під рукою". Не слід сильно захаращувати стандартну панель. Щоб видалити непотрібну кнопку з панелі інструментів, перетягніть її за межі панелі.
Користуючись налаштуванням панелі інструментів, можна створити свою панель, дати їй ім'я і перетягнути на неї необхідні кнопки.
Excel, як і більшість додатків Windows, підтримує OLE технологію - механізм скріплення і впровадження об'єктів інших додатків. Ви можете збагатити зовнішній вигляд і зміст листа, помістивши на нього відповідний малюнок, музичний супровід або відеокліп. Для цього можна скористатися командами меню Вставка Малюнок або Вставка Об'єкт і підібрати собі те, що потрібно. Прості малюнки можна спробувати намалювати самостійно прямо на робочому аркуші, користуючись вбудованими в Excel інструментами малювання. Вони знаходяться на панелі малювання. Відкрити її можна користуючись командою Вид Панелі інструментів або контекстним меню стандартної панелі, клацнувши на пункті Малювання. Панель малювання з'явиться на екрані. Уважно вивчивши призначення кожної кнопки за допомогою спливаючих підказок і довідкової інформації по цій темі приступають до малювання.
Форматування комірок
Для форматування виділеної клітинки або блоку слід скористатися командою меню Формат Осередки або пунктом його контекстного меню Формат клітинок.
Відповідне діалогове вікно має 6 вкладок. Вкладка Число дозволяє вибрати формат подання числа і задати різні параметри, що залежать від обраного формату (наприклад, кількість десяткових знаків, наявність і вид роздільника груп цифр і т. д.). Параметри формату легко підібрати, тому що кожне внесене зміна відображається на зразку.
Вкладка Вирівнювання дозволяє задати спосіб вертикального і горизонтального вирівнювання даних в осередках.
Вкладка Шрифт надає стандартне вікно для вибору шрифту і його параметрів.
Вкладка Рамка дозволяє обрамити блок з деяких або з усіх сторін лінією відповідного типу, товщини і кольору.
Вкладка Вид дозволяє вибрати колір фону (заливку) осередки і візерунок заповнення.
Вкладка Захист призначена для захисту осередків від запису. Цей захист вступить в силу тільки після захисту листа, яку можна встановити, скориставшись командою меню Сервіс Захист Захистити аркуш. У діалоговому вікні слід задати пароль для отримання прав на запис і вказати елементи аркуша, які потрібно захистити. Всі установки застосовуються лише до активного листа. Можна захистити від змін всю книгу, скориставшись командою Сервіс Захист Захистити книгу.
Багато параметри форматування зручніше задавати за допомогою панелі форматування, що за умовчанням знаходиться на екрані. Якщо її немає, виконайте команду меню Вид Панелі інструментів або відкрийте контекстне меню стандартної панелі і клацніть на пункті Оформлення у списку панелей. Якщо якихось кнопок бракує, перетягніть їх з вікна налаштування панелі інструментів, вибравши категорію форматування осередків.
Щоб заощадити час, можна скопіювати формат з вже відформатованої осередки. Для цього виділіть клітинку, формат якої потрібно скопіювати. Натисніть кнопку (копіювати формат) на стандартній панелі інструментів і проведіть з'явилася пензлем по осередках, в які копіюється формат. Ще більше часу можна заощадити, якщо скористатися командою Формат Автоформат і вибрати із запропонованого списку підходящий вид таблиці.
Налаштування розмірів осередку зручно виконувати за допомогою миші, перетягуючи кордон між іменами сусідніх стовпців або рядків. Подвійний клацання на цьому кордоні автоматично підлаштувати розміри осередки під розміри даних. Можна також користуватися командами меню Формат Стовпець і Формат Рядок.
Excel має набір певних стилів, що містять різні елементи форматування. Можна змінити існуючий або створити свій стиль форматування, користуючись командою Формат Стиль. У вікні, слід задати ім'я нового стилю і значення параметрів. Створений стиль буде мати рівні права з вже наявними в Excel.
Абсолютні і відносні адреси.
У формулах, які містять посилання (адреси клітинок), використовуються два види адрес: відносні і абсолютні.
Пояснимо різницю між ними на прикладах. . Нехай в комірці B 2 міститься формула = АЗ +1. Вставимо перед другим рядком порожню. Формула переміститься в клітинку ВЗ, т. е. адресу комірки, що містить формулу, змінився: номер рядка збільшився на одиницю. При цьому формула автоматично зміниться на = A 4 +1, тобто посилання у формулі зміниться по тому ж самому правилом: номер рядка збільшиться на одиницю.
Точно так само, якщо перед другим стовпцем вставити порожній, то формула переміститься в клітинку С2 і автоматично прийме вигляд = B З +1. Адреса клітинки, яка містить формулу, і посилання у формулі змінилися за одним і тим же правилом: адреса стовпця збільшився на одиницю .
Посилання A3 у формулі АЗ +1 є відносною: це адреса щодо місця розташування клітинки з формулою. При зміні за певними правилами адреси осередку, що містить формулу, за цими ж правилами змінюються відносні адреси комірок, що містяться у формулі.
Цим властивістю зручно користуватися при копіюванні формули з однієї комірки в цілий блок комірок. Відносні посилання у формулах будуть автоматично змінені.
Адреса комірки називається відносним, якщо при зміні місця розташування осередку, що містить цю адресу, він змінюється за тими ж правилами.
Для того, щоб при зміні адреси осередку, яка містить посилання, сама посилання не змінювалася, слід використовувати абсолютні адреси. Абсолютний адресу утворюється з відносного за допомогою знака $. Символ, перед яким ставиться знак $, залишається незмінним.
Наприклад, абсолютний адресу комірки A3 має вигляд $ А $ 3. Адреса А $ 3 означає, що абсолютним є тільки адреса рядка, тобто при зміні адреси осередку, що містить це посилання, змінюватися буде тільки адреса стовпця. Адреса $ АЗ означає, що абсолютним є тільки адреса стовпця, тобто змінюватися буде тільки номер рядка.
Для переходу від відносного адреси до абсолютного слід натиснути клавішу F 4. Наприклад, якщо при введенні формули ви клацніть на комірці A3, її відносний адресу з'явиться в рядку формул. Після натиснення F4 адресу буде перетворений в абсолютний: $ А $ 3. Наступне натискання F4 перетворює його на адресу А $ 3, наступне - на адресу $ АЗ, а наступне - знову у вихідний адресу A3.
Присвоєння імен осередкам і блокам осередків.
Часто одна і та ж комірка, діапазон або блок комірок використовуються в кількох формулах. У таких випадках зручно дати цьому блоку ім'я, а потім використовувати це ім'я скрізь, де потрібно вводити відповідні адреси. Крім того, якщо потрібно змінити блок комірок, що входить в кілька формул, простіше один раз змінити його, залишивши те ж ім'я, ніж міняти адреси в кожній формулі. Наприклад, потрібно обчислити суму, середнє, максимальне і мінімальне значення комірок А1: F 1 і помістити їх в осередки ВЗ: В6. Для цього в осередку ВЗ: В6 слід ввести формули = СУМ (А1: F 1), = СРЗНАЧ (А1: F 1), = MAX (A 1: F 1), = MIN (A 1: F 1)Діапазон А1: F1 доведеться вводити чотири рази. Якщо ж присвоїти цьому діапазону ім'я, наприклад, ДАНІ, то при введенні формул достатньо буде в кожну вставити це ім'я. Якщо ж у процесі роботи буде потрібно обчислити вказані значення для більш широкого або взагалі іншого діапазону, досить буде поміняти діапазон, що відповідає імені ДАНІ, залишивши формули без змін.
Імена, визначені в поточному аркуші, можуть використовуватися в будь-яких інших листах книги (але не в іншій книзі).
Простіше за все дати ім'я блоку комірок, використовуючи поле імені в рядку формул. Для цього потрібно виділити необхідну комірку або блок і клацнути на полі імені. У ньому з'явиться курсор,. Після цього потрібно ввести ім'я і натиснути Enter.
Поле імені зручно використовувати для переходу до одного з іменованих блоків. Для цього слід просто вибрати відповідне ім'я у списку. Інший спосіб привласнити ім'я блоку осередків за допомогою команди меню Вставка Ім'я Присвоїти. За цією командою на екран буде виведено вікно Присвоїти ім'я для введення імені виділеного блоку. Якщо поруч зліва або вище виділеного блоку є осередок з текстом. Excel "запропонує" його в якості імені. Зверніть увагу на те, як Excel запам'ятовує виділений блок: використовуючи ім'я листа і абсолютні адреси. Якщо блок заздалегідь не був виділений, його можна ввести в полі Формула; потім слід задати його ім'я в полі Ім'я і натиснути кнопку Додати. Будь-яке з імен в списку можна видалити, виділивши його і натиснувши кнопку Видалити.
Щоб вставити ім'я у формулу, натисніть клавішу F 3 або виконайте команду Вставка Ім'я Вставити. У діалоговому вікні Вставка імені виберіть потрібне ім'я та натисніть кнопку ОК (або клавішу Enter). Ім'я з'явиться в точці вставки (тобто там, де знаходився курсор).
Робота з книгами
Робота з файлами однотипна для всіх додатків Windows Як і в інших додатках, в Excel основні дії з файлами виконуються за допомогою команд меню Файл або відповідних кнопок на стандартній панелі інструментів.
Якщо при створенні нової книги використовується команда меню, а не кнопка на панелі, то Excel пропонує вибрати шаблон - уже готову книгу, як основу для створення нової. Зразки пропонованих шаблонів можна побачити в області перегляду вікна Створення доку-мента. Якщо який-небудь шаблон підходить для вирішення завдання, виділіть його і натисніть кнопку ОК. Копія обраної книги буде відкрита у вікні Excel. Після створення книги, її слід зберегти на диску командою Зберегти як при першому збереженні (або для зміни старого способу збереження) і командою Зберегти для збереження змін, внесених у вже існуючий документ.
Команда Зберегти робочу область використовується для збереження поточного стану Excel: усіх встановлених параметрів і розташування відкритих книг. Завдяки цьому, завжди можна відновити робочу область у тому вигляді, в якому вона була на момент збереження.
Команда Зберегти в форматі HTML запустить майстра Web-сторінок для перетворення даних і діаграм книги у формат HTML. У такому форматі ваша книга може бути поміщена на Web-сторінку.
"Звичайна" книга Excel за замовчуванням має розширення. Xls Робоча область запам'ятовується у файлі з розширенням. Xlw Якщо ви створили книгу, яку в подальшому хочете використовувати в якості шаблону, збережіть її як шаблон з розширенням. Xlt. Кнопка Параметри у вікні збереження файлу дозволяє задати додаткові умови збереження: встановити режим створення резервної копії ( копії файлу, що зберігається, але з розширенням. xlk) і задати паролі для захисту файлу на різних рівнях.
Вікно відкриття файлу також стандартне для Windows. Крім того. Excel "пам'ятає" останні чотири файли, з якими ви працювали, і виводить їх у нижній частині меню Файл, так що можна швидко відкрити будь-який з них.
У вікні Excel можна відкрити стільки книг, скільки потрібно. Кожна наступна книга виводиться поверх останнього активного вікна і стає поточною. Для роботи з відкритими вікнами і швидкого переходу з одного в інше зручно користуватися командами меню Окно. Нижня його частина містить список відкритих книг. Для переходу до потрібної, клацніть на її імені в списку. Команда Вікно Розташувати дозволяє вибрати спосіб розміщення відкритих вікон на екрані, так, щоб було зручно обмінюватися інформацією між книгами.
Іноді буває зручно мати на екрані кілька вікон для однієї і тієї ж книги, щоб одночасно працювати з декількома її частинами, розташованими далеко один від одного. Скористайтеся командою Вікно Нове, щоб створити додаткове вікно для поточної книги, а потім командою Вікно Розташувати, щоб розмістити вікна у зручному порядку.
З листами поточної книги можна працювати як і з іншими об'єктами Excel, перетягуючи їх мишею або користуючись командами меню Правка, Вставка, Формат або контекстним меню їх ярличків.
Поточну книгу можна роздрукувати, настроївши, якщо потрібно, параметри сторінки, або навіть відправити електронною поштою.
Команда Файл Надіслати запускає програму електронної пошти і вкладає в повідомлення поточну книгу. Команда Файл Додати маршрут використовується для розсилки книги групі людей, з якими ви, можливо, працюєте над одним проектом.